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    代理機構(gòu)應(yīng)建立完善內(nèi)控制度
 
    一、建立工作崗位責(zé)任制度
 
    建立完善單位內(nèi)部各工作崗位的責(zé)任制度，明確崗位職責(zé)，使每個員工明白自己在機構(gòu)內(nèi)部應(yīng)該承擔(dān)什么責(zé)任，知道該干什么、責(zé)任邊界在哪里。
 
    關(guān)于工作崗位的責(zé)任制度包括的內(nèi)容：董事會、董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等崗位責(zé)任制；各部門崗位責(zé)任制度；部門內(nèi)部各工作崗位責(zé)任制度等。
 
    其目的：一是各司其職；二是便于監(jiān)督問責(zé)。
 
    二、對工作人員提出六項基本要求
 
    建立完善單位工作人員的執(zhí)業(yè)守則，明確員工的職業(yè)操守和行為準則，并明確相應(yīng)的監(jiān)督約束機制。其內(nèi)容包括：
 
    一是“愛崗敬業(yè)”的基本要求。一個企業(yè)的興旺與否從某種意義上說由這個企業(yè)的員工所決定。同樣，企業(yè)是員工賴以生存的母體，企業(yè)不能沒有員工，員工也離不開企業(yè)，他們是一個命運共同體。
 
    二是“誠實守信”的基本要求。誠實守信是做人的基本原則，也是企業(yè)生存發(fā)展的基礎(chǔ)。對一個品牌、一家企業(yè)來講，誠信是靈魂、是生命、是企業(yè)生存和發(fā)展的永恒的動力。失去了誠信，企業(yè)必將衰亡。誠實信用是政府采購立法原則之一，在政府采購領(lǐng)域，誠信管理、信用評價已越來越得到廣泛重視。
 
    三是“廉潔自律”的基本要求?！稐l例》第十四條提到采購代理機構(gòu)不得以不正當(dāng)手段獲取政府采購代理業(yè)務(wù)，不得與采購人、供應(yīng)商惡意串通操縱政府采購活動……
 
    四是“客觀公正”的基本要求?！翱陀^公正”是政府采購立法之本，唯有客觀公正，才能營造政府采購公開透明、公平競爭的良好環(huán)境。
 
    五是“堅持原則”的基本要求。堅持原則，是貫徹落實政府采購政策法規(guī)的基本要求。只有敢于堅持原則，才能將政府采購政策法規(guī)落實到位，也才能避免法律風(fēng)險。
 
    六是“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的基本要求。采購代理機構(gòu)是為采購人實現(xiàn)采購目的、供應(yīng)商實現(xiàn)企業(yè)價值而建立的平臺和橋梁。優(yōu)質(zhì)服務(wù)包括五方面內(nèi)容：優(yōu)良的服務(wù)態(tài)度、良好的禮節(jié)（禮貌）、豐富的服務(wù)知識、嫻熟的服務(wù)技能以及快捷的服務(wù)效率。比如，豐富的服務(wù)知識方面提到，首先是要掌握政府采購政策法規(guī)，并加以指導(dǎo)實踐；其次是熟悉相關(guān)行業(yè)的規(guī)定和標準，熟練掌握采購代理業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)工作要求；再次是掌握市場行情，為確定采購需求提供依據(jù)。另外，快捷的服務(wù)效率方面提到，采購人希望的是快速高效、保證質(zhì)量地完成采購任務(wù)。
 
    三、建立完善工作人員培訓(xùn)管理制度
 
    隨著政府采購制度改革不斷深化，政府采購政策法規(guī)也在不斷修訂、完善和建立。采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立完善單位工作人員的培訓(xùn)管理制度，明確培訓(xùn)的目標、任務(wù)和要求，同時，根據(jù)每一個時期的法律法規(guī)及政策要求，制定科學(xué)、合理的培訓(xùn)計劃，提高培訓(xùn)的針對性和實效性，不斷提升員工的道德素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。
 
    四、建立完善工作流程控制制度
 
    建立完善單位內(nèi)部各部門各崗位工作流程控制制度，明確操作流程，規(guī)范操作程序，實現(xiàn)各工作環(huán)節(jié)的風(fēng)險防范。
 
    包括辦公室或綜合部各崗位工作流程、人事部各崗位工作流程、外聯(lián)部或業(yè)務(wù)擴展部各崗位工作流程、招標代理部各崗位工作流程、財務(wù)部各崗位工作流程、監(jiān)督部各崗位工作流程等。
 
    五、建立完善工作人員定期輪崗制度
 
    借鑒國家機關(guān)干部管理機制，建立完善單位內(nèi)部工作人員定期輪崗制度。提高團隊的綜合業(yè)務(wù)能力。
 
    定期輪崗有利于員工熟悉和掌握機構(gòu)內(nèi)部各崗位業(yè)務(wù)，有利于調(diào)動員工工作的積極性和主動性，有利于工作創(chuàng)新，防止惰性和憑經(jīng)驗辦事，有助于團隊整體業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的提高。
 
    六、建立完善采購文件編制審核制度
 
    建立完善采購文件編制審核制度。一是要求采購代理機構(gòu)要加強采購需求的研究管理，提高編制采購文件的專業(yè)化服務(wù)水平，推動采購代理業(yè)務(wù)的專業(yè)化發(fā)展。二是建立完善采購文件審核制度，避免出現(xiàn)因采購文件編制不合規(guī)、不完整、不科學(xué)、需求不明確或有傾向性排他性等而影響采購活動的正常運行。同時，強化內(nèi)部采購文件審核，特別是對分支機構(gòu)采購文件的審核把關(guān)，可以有效防范因采購文件編制問題而導(dǎo)致的風(fēng)險。
 
    對此，《政府采購法實施條例》第三十二條作了明確規(guī)定，政府采購招標項目的標準招標文件由國務(wù)院財政部門統(tǒng)一制定，對其他采購方式的標準采購文件由誰制定本條例未作說明。此外，該條還明確規(guī)定了招標文件應(yīng)包括的主要內(nèi)容。
 
    七、建立完善開標評標現(xiàn)場管理制度
 
    一是建立開標現(xiàn)場管理制度。明確開標會的流程、各崗位（包括主持人、記錄員及其他工作人員）的職責(zé)以及現(xiàn)場保密等。
 
    二是評標現(xiàn)場的管理制度。包括對評標區(qū)的管理、評標現(xiàn)場的保密措施、評標委員會成員的管理及考核評價、評標過程的相互監(jiān)督措施、評審結(jié)果的匯總要求及評審報告撰寫要求等。
 
    八、建立完善采購檔案管理制度
 
    建立完善采購檔案管理制度，嚴格按照《政府采購法》及其實施條例和有關(guān)規(guī)章制度的要求，完整、妥善保存采購檔案資料。包括采購檔案資料的收集、整理、移交、歸檔、保存等要求。
 
    九、實行業(yè)務(wù)批準授權(quán)控制制度
 
    工作人員聯(lián)系和辦理公司業(yè)務(wù)的過程中必須經(jīng)授權(quán)批準以進行控制。通常有一般授權(quán)和特別授權(quán)之分。一般授權(quán)是辦理常規(guī)性的代理業(yè)務(wù)的權(quán)力、條件和有關(guān)責(zé)任者作出的規(guī)定，以文件形式規(guī)定在一般性代理業(yè)務(wù)中的條件、范圍和責(zé)任關(guān)系。特別授權(quán)指授權(quán)處理非常規(guī)性業(yè)務(wù)。
 
    內(nèi)部控制要求明確一般授權(quán)和特別授權(quán)的責(zé)任和權(quán)限，以及每筆業(yè)務(wù)的授權(quán)批準程序。
 
    十、建立財務(wù)會計、資產(chǎn)管理及后勤服務(wù)控制制度
 
    財務(wù)會計、資產(chǎn)管理及后勤服務(wù)控制制度具體包括以下三部分內(nèi)容：
 
    一是建立會計人員崗位責(zé)任制，對會計人員進行科學(xué)的分工，使之形成相互分離和制約的關(guān)系。特別是要加強對投標保證金和履約保證金的管理，避免因財務(wù)會計制度缺失或管理不善而導(dǎo)致法律或經(jīng)濟風(fēng)險。
 
    二是建立資產(chǎn)管理控制制度，保護單位各項資產(chǎn)的安全和完整，盤活利用好存量資產(chǎn)，發(fā)揮其效益最大化，防止資產(chǎn)流失，避免出現(xiàn)資產(chǎn)重復(fù)購置或造成浪費、損失及其他不正?，F(xiàn)象。
 
    三是建立后勤服務(wù)保障機制，確保機構(gòu)業(yè)務(wù)正常運行。
 
    十一、建立完善信息公告管理控制制度
 
    隨著法制化進程的不斷推進，對政府信息、企業(yè)信息的公開公告要求也越來越高。
 
    政府采購被譽為陽光采購，從政府采購預(yù)算、采購項目預(yù)算到采購結(jié)果、采購合同全過程都要求向社會公開，其中有許多采購信息是由采購代理機構(gòu)或者受采購人委托負責(zé)發(fā)布和公告的。
 
    采購代理機構(gòu)要建立完善內(nèi)部信息公告管理控制制度，規(guī)范信息公告發(fā)布行為，做到嚴格把關(guān)、及時發(fā)布、程序規(guī)范、合法合規(guī)，避免因信息公告管理不善而承擔(dān)法律和經(jīng)濟責(zé)任。
 
    關(guān)于政府采購需要公告的事項及要求，可依照《財政部關(guān)于做好政府采購信息公開工作的通知》（財庫[2015]135號），以及各地發(fā)布的相關(guān)文件等。
 
    十二、建立完善應(yīng)急處置控制制度
 
    采購代理機構(gòu)在代理采購業(yè)務(wù)過程中，會遇到一些突發(fā)性事件，采購代理機構(gòu)應(yīng)建立完善應(yīng)急處置控制制度，有效解決和處置因突發(fā)性事件帶來的不利影響，確保采購活動順利進行。
 
    十三、建立工作報告制度
 
    工作報告也稱責(zé)任報告，不僅是單位內(nèi)部各級管理層掌握信息，加強內(nèi)部控制的有效措施，而且也是內(nèi)部控制的重要組成部分。
 
    單位主要負責(zé)人要向全體員工報告年度工作業(yè)績或工作總結(jié)，各部門要定期或不定期向單位報告本部門的工作情況，員工要向部門負責(zé)人報告工作情況，部門負責(zé)人也要總結(jié)本部門工作情況然后向本部門員工報告，這樣形成機制，有利于及時掌握信息、了解情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，更好地解決存在問題。
 
    十四、建立完善工作人員廉潔自律制度
 
    采購代理機構(gòu)要建立完善廉潔自律制度，要求采購代理機構(gòu)內(nèi)部的工作人員在代理采購業(yè)務(wù)過程中，嚴格按照政府采購法律法規(guī)的規(guī)定。
 
    比如，《政府采購法實施條例》第十四條對此作出了明確規(guī)定，即“采購代理機構(gòu)不得以不正當(dāng)手段獲取政府采購代理業(yè)務(wù)，不得與采購人、供應(yīng)商惡意串通操縱政府采購活動。采購代理機構(gòu)工作人員不得接受采購人或者供應(yīng)商組織的宴請、旅游、娛樂，不得收受禮品、現(xiàn)金、有價證券等，不得向采購人或者供應(yīng)商報銷應(yīng)當(dāng)由個人承擔(dān)的費用。”
 
    值得注意的是，《政府采購法實施條例》第十四條作出了規(guī)定，也可以說是采購代理機構(gòu)不可不知的“禁區(qū)”。
 
    十五、建立完善工作人員考核及責(zé)任追究制度
 
    建立完善工作人員責(zé)任追究制度，強化績效考核結(jié)果運用，有獎有罰，做到賞罰分明。
 
    十六、構(gòu)建企業(yè)文化建設(shè)制度
 
    企業(yè)文化是指企業(yè)在經(jīng)營管理過程中形成的、影響企業(yè)內(nèi)部環(huán)境和內(nèi)部控制效力的精神、意識和理念，主要包括價值觀、管理理念、經(jīng)營風(fēng)格、職業(yè)操守與員工的行為守則等。
 
    要培育健康向上的整體價值觀，培養(yǎng)社會感和遵紀守法意識，倡導(dǎo)愛崗敬業(yè)、進取創(chuàng)新、團隊協(xié)作和遵規(guī)守紀精神。
 
    要樹立有利于實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制目標的管理理念和經(jīng)營風(fēng)格，強化風(fēng)險意識，避免因個人風(fēng)險偏好可能給企業(yè)帶來的不利影響和損失。
 
    要根據(jù)對企業(yè)內(nèi)部控制目標的影響程度和不同要求，分別制定適合不同層級人員的職業(yè)操守準則或者行為守則，使團隊形成強大的合力，為實現(xiàn)企業(yè)的共同目標而努力奮斗。
 
    采購代理機構(gòu)要通過建立完善上述內(nèi)控制度，特別要對核心業(yè)務(wù)建立和實施內(nèi)部控制，采取明確職責(zé)、理順流程、識別風(fēng)險、控制節(jié)點、加強監(jiān)督、強化問責(zé)等方面的具體措施來防控業(yè)務(wù)風(fēng)險和廉政風(fēng)險，綜合運用不相容崗位或職責(zé)分離控制、授權(quán)控制、歸口管理、流程控制、信息系統(tǒng)管理控制等防控措施，對業(yè)務(wù)流程進行有效管控，防范可能發(fā)生的各類風(fēng)險。 作者：黃鋼平